Кабинет туроператора: регистрация и работа

Что делает система

Прежде чем регистрироваться, стоит понимать, ради чего.

SAFIR ведёт вашу поездку целиком: паломники и их документы, выезды и группы, страховые полисы, тревожная кнопка, связь с клиниками в Саудовской Аравии и отчётность. Всё, что раньше жило в таблицах, переписке и мессенджерах, оказывается в одном месте — и, что важнее, оставляет след, который потом можно предъявить: страховой, принимающей стороне, проверяющему.

Отдельная часть системы называется ATTESTA. Она отвечает за доказательства: каждое событие — нажатие тревожной кнопки, обращение в клинику, решение по страховому случаю — записывается так, что задним числом его нельзя незаметно изменить. Вам об этом думать не нужно, это работает само.

Регистрация

Занимает пять минут. Доступ откроется после проверки — это не автомат.

1. 1

   Откройте страницу регистрации

   Ссылка есть в конце этой инструкции и в шапке сайта — кнопка «Подключить компанию». Регистрируется компания, а не человек: вы заводите организацию и одновременно становитесь её владельцем в системе.

2. 2

   Заполните форму

   Полей немного, но каждое потом используется в документах — лучше сразу правильно.

   Название компании

   Как вас знают паломники. Это имя увидят они и принимающая сторона.

   Юридическое название

   Полное название по уставу. Попадёт в договоры и отчёты для регулятора.

   Страна

   Где зарегистрирована компания. От этого зависят доступные госреестры.

   Направления

   Куда возите. Обычно Саудовская Аравия; можно указать несколько.

   Ваше имя

   Имя владельца кабинета — того, кто будет управлять доступами сотрудников.

   Электронная почта

   Она же логин. Указывайте рабочую: на неё придут все уведомления.

   Телефон

   Для связи при проверке заявки.

   Пароль

   Придумайте длинный. Этим паролем открывается доступ к паспортным данным ваших клиентов.

3. 3

   Дождитесь проверки

   Сразу после отправки компания получает статус «На проверке». Это не ошибка и не задержка системы: платформа работает с паспортными и медицинскими данными, поэтому каждого оператора подключает человек, а не автомат. Вам сообщат, когда доступ откроется.

4. 4

   Войдите в кабинет

   Логин и пароль — те, что указали при регистрации. После входа вы попадаете в раздел «Обзор».

Как устроен кабинет

Четырнадцать разделов. Ниже — что делает каждый и когда он вам понадобится.

Обзор

Главная страница. Живые тревоги, ближайшие выезды, свежие страховые случаи и цифры за период. Начинайте день отсюда.

Гиды

Сопровождающие ваших групп. Здесь вы создаёте им учётные записи — гид сам не регистрируется.

Туры

Продукт, который вы продаёте: программа по пунктам, цена, что включено. Опубликованный тур появляется в общем каталоге.

Выезды

Конкретная поездка с датами: кто едет, какой гид, какое проживание, какие контрольные точки маршрута.

Туристы

Паломники и их документы. Паспорт можно распознать с фотографии, а не набирать руками. Отсюда же отправляется приглашение в приложение.

Страховки

Планы страхования и выпуск полисов — на одного туриста или сразу на всю группу.

Случаи

Страховые случаи: что произошло, какие документы собраны, что решил страховщик, на какой стадии дело сейчас.

Заявки

Обращения с публичной витрины: человек увидел ваш тур и оставил контакты.

API

Для тех, у кого есть своя система: ключи доступа и уведомления о событиях. Если своей системы нет — раздел не нужен.

Сотрудники

Доступы вашей команды с точной настройкой прав: менеджер по продажам не должен видеть медицинские данные.

Отчёты

Выгрузки в Excel: отчёт для ДУМК, данные для страховщика, закрытие выезда, реестр договоров, квартальная отчётность.

Соответствие

Обязанности по приказу № 01-4/722: срок уведомления о происшествии, договоры, жалобы. Об этом разделе — отдельно ниже.

Журнал

Кто из ваших сотрудников что делал и когда. Записи не редактируются и не удаляются — ни вами, ни нами.

Компания

Реквизиты организации, логотип, контакты. То, что подставляется в документы.

Порядок работы

Если вы делаете это впервые, идите ровно в таком порядке — каждый шаг опирается на предыдущий.

1. Заполните данные компании. Раздел «Компания». Эти реквизиты подставляются в договоры и отчёты, потом их искать некогда.
2. Создайте гидов. Раздел «Гиды». Вы задаёте им почту и пароль и передаёте их лично — гид сам не регистрируется.
3. Опишите тур. Раздел «Туры»: программа, цена, что включено. Если продаёте только офлайн, достаточно черновика — публиковать не обязательно.
4. Заведите выезд. Раздел «Выезды»: даты, направление, гид, проживание. Выезд — это конкретная поездка конкретной группы.
5. Добавьте паломников. Раздел «Туристы». По одному или списком. Паспорт удобнее распознать с фотографии: система заполнит поля сама, вам останется проверить.
6. Отправьте приглашения. Каждому паломнику уходит персональная ссылка на приложение. Ссылка действует 14 дней; если человек не успел — отправьте заново, это одна кнопка.
7. Выпустите полисы. Раздел «Страховки». Прочитайте предупреждение ниже, прежде чем нажимать.
8. Проверьте маршрут. В выезде задайте контрольные точки — на них гид будет отмечать группу. Для Умры и Хаджа есть готовые наборы этапов.
9. Ведите поездку. Дальше система работает сама: гид отмечает группу, паломник видит программу, тревожная кнопка доходит до вас и до гида.

Страховки: читайте внимательно

Что делать, если выпуск оборвался и вы не понимаете, оформился полис или нет: не нажимайте выпуск повторно. Такой полис останется со статусом «ожидает подтверждения». Нажмите «Синхронизировать» — система переспросит страховщика тем же ключом, и если полис уже есть, вернётся он же, а не второй.

Соответствие приказу № 01-4/722

Раздел, который экономит больше всего нервов. Загляните в него до того, как понадобится.

Приказ обязал аккредитованных операторов умры к нескольким вещам, за которые штрафуют. Система берёт их на себя:

• Уведомление о происшествии за 12 часов. Как только паломник нажал тревожную кнопку, начинается отсчёт. Раздел показывает, сколько осталось, и напоминает заранее. Когда уведомите — отметьте это, указав канал и адресата.
• Реестр договоров. У каждого договора свой номер, цена разложена по статьям. Выгружается в Excel одной кнопкой.
• Квартальная отчётность. Отправленные паломники, жалобы, происшествия — с разбивкой «в срок / с опозданием / не уведомлено».
• Хранение три года. Договоры и платёжные документы не удаляются раньше срока, даже если поступил запрос на удаление данных.

Опоздание система фиксирует честно и не заминает. Это сделано намеренно: проверяющего интересует именно опоздание, и лучше, когда оно у вас записано, чем когда выясняется на проверке.

Сотрудники и права

Не выдавайте всем полный доступ. В разделе «Сотрудники» права настраиваются точно: менеджеру по продажам можно открыть туры и заявки, но закрыть паспортные и медицинские данные. Каждое действие сотрудника попадает в «Журнал» с именем и временем — это защищает и вас, и его.

Если в кабинете работает больше одного человека, включите двухфакторный вход. Пароль от кабинета, где лежат паспорта клиентов, стоит защищать вторым подтверждением.

Частые вопросы

Куда идти дальше